BIP - Gmina Koronowo

Udostępnianie dokumentacji z zasobu archiwum zakładowego w celu wglądu w akta sprawy, sporządzania notatek, wykonania kserokopii, uwierzytelnionej kserokopii lub wykonanie odpisu. Czynności te są dokonywane wyłącznie w obecności pracownika odpowiedzialnego za archiwum zakładowe.

 

 

Wnioski o udostępnienie akt, archiwum zakładowe Urzędu Miejskiego w Koronowie załatwia bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca. Dokumentację udostępnia się wnioskodawcom lub ich upoważnionym przedstawicielom przez:

a) umożliwienie osobistego:

• zapoznania się z przedmiotową dokumentacją,
• utrwalenia jej treści w postaci notatek, wyciągów, wypisów, odpisów albo odwzorowań wizualnych, dźwiękowych lub cyfrowych wraz z ich metadanymi.

b) przekazanie informacji w niej zawartych w postaci reprodukcji (np. kserokopii, poświadczonych za zgodność z oryginałem) tej dokumentacji albo pisemnej odpowiedzi na zapytanie.

Archiwum zakładowe Urzędu Miejskiego w Koronowie udostępnia dokumentację z zasobu na wniosek w  następujących sprawach:

Wniosek o udostępnienie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym Urzędu Miejskiego w Koronowie winien zawierać:

• dane wnioskodawcy: imię i nazwisko, adres korespondencyjny oraz numer telefonu,
• datę,
• dane dotyczące poszukiwanej dokumentacji (np.: czego dotyczy, okres wytworzenia),
• informację o sposobie udostępnienia,
• cel/uzasadnienie udostępnienia,
• podpis wnioskodawcy (własnoręczny lub elektroniczny: kwalifikowany, zaufany lub osobisty).

Załączniki do wniosku:

• dokument stwierdzający tożsamość osoby składającej wniosek (do wglądu),
• dowód potwierdzający, że wnioskodawca jest stroną w postępowaniu,
• dokumenty mogące potwierdzić zasadność udostępnienia dokumentacji (np. akty zgonu ze względu na ochronę danych osobowych, zaświadczenia ze szkół wyższych o prowadzeniu badań naukowych),
• upoważnienie udzielone osobie składającej wniosek (jeżeli wnioskujący działa przez pełnomocnika),
• opłata skarbowa od wydanych uwierzytelnionych kopii dokumentów zgodnie z ustawą z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (t. j. Dz.U. z 2023 poz. 412).

 

• Opłata skarbowa od poświadczeń zgodności duplikatów, odpisów, wyciągów, wypisów lub kopii w kwocie 5 zł od każdej pełnej lub zaczętej strony - nie dotyczy kopii w sprawach zatrudnienia, wynagrodzeń za pracę,

• W przypadku pełnomocnictwa - 17 zł, chyba, że istnieje podstawa do zwolnienia dokumentu z opłaty skarbowej, np. jeśli pełnomocnictwa udzielono małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu, rodzeństwu.

Ustawa o opłacie skarbowej przewiduje szereg zwolnień i wyłączeń z tej opłaty m.in. ze względu na rodzaje spraw, w których dokumenty mają zostać wykorzystane. We wniosku należy wskazać cel wydania dokumentu, jeśli dokument ma być zwolniony z opłaty skarbowej.

Numer konta, na które można uiszczać opłaty skarbowe:
 
BANK SPÓŁDZIELCZY W KORONOWIE
58 81 44 0005 2001 0000 0521 0001

Odmowa umożliwienia stronie przeglądania akt sprawy, sporządzania z nich notatek i odpisów, uwierzytelnienia takich odpisów lub wydania uwierzytelnionych odpisów następuje w drodze postanowienia, na które służy zażalenie.

W innych, niż wymienione w punkcie „wymagane dokumenty” sprawach, wnioski o udostępnienie akt archiwalnych należy kierować bezpośrednio do wydziałów i biur Urzędu Miejskiego w Koronowie odpowiednio do zakresu zadań.

OBOWIĄZEK INFORMACYJNY

Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) oraz Ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2019 poz. 1781 ze zm.) informuję, że:
1) Administratorem danych osobowych jest Burmistrz Koronowa, wykonujący czynności i zadania wynikające  z przepisów prawa z którym można skontaktować się pisemnie - kierując korespondencję na adres ul. Plac Zwycięstwa 1, 86-010 Koronowo.
2) Pytania dotyczące sposobu i zakresu przetwarzania danych osobowych, a także przysługujących uprawnień, może Pani/Pan kierować do Inspektora Ochrony Danych pisemnie na ADRES SIEDZIBY Administratora, jak również pod numerem telefonu: +48 52 382 64 00 lub poprzez e-mail: ochronadanych@um.koronowo.pl
3) Celem przetwarzania danych osobowych jest realizacja zadania: „Wniosek o udostępnienie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowej instytucji”.
Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest:
- Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,
- Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych
- Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji
  kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych; w związku z art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wykonywanie obowiązków wynikających z przepisów prawa), art. 6 ust. 1 lit. e oraz art. 9 ust. 2 lit. g RODO (wykonywanie zadań realizowanych w interesie publicznym oraz sprawowanie władzy publicznej).
4) Informujemy, iż Pani/Pana dane osobowe mogą zostać przekazane podmiotom, które są uprawnione, na podstawie obowiązujących przepisów prawa do dostępu do nich oraz ich przetwarzania w zakresie określonym przepisami, w tym podmiotom kontrolującym działalność Burmistrza Koronowa, stronom i uczestnikom postępowań administracyjnych, podmiotom realizującym na rzecz Urzędu Miejskiego Koronowo zadania w zakresie utrzymania i rozwoju systemów teleinformatycznych, podmiotom zaangażowanym w utrzymanie systemów służących do kontaktu z klientami Urzędu (poczta elektroniczna, serwis ePUAP).
5) Dane osobowe przechowywane będą przez okres niezbędny do realizacji celu dla jakiego zostały zebrane oraz zgodnie z terminami archiwizacji określonymi na podstawie Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
6) Posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia (jeśli zachodzi jedna z okoliczności wskazanych w art. 17 ust. 1 RODO i jeżeli przetwarzanie danych osobowych nie jest niezbędne w zakresie wskazanym w art. 17 ust. 3 RODO), ograniczenia przetwarzania (w przypadkach wskazanych w art. 18 ust. 1 RODO), prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu, prawo do cofnięcia zgody (jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody) w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Wszystkie wymienione prawa wymagają pisemnej formy.
7) Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, telefon: 22 531 03 00.
8) Podanie przez Pana/Pani danych osobowych jest wymogiem ustawodawczym. W przypadku nie podania przez Panią/Pana swoich danych osobowych, Administrator nie będzie mógł zrealizować przedmiotowego wniosku.
9) W trakcie przetwarzania danych osobowych nie będzie dochodziło do zautomatyzowanego podejmowania decyzji w indywidualnych sprawach ani do profilowania osób, których dane są przetwarzane.
10) Dane osobowe nie będą przekazywane do państw znajdujących się poza Unią Europejską i Europejskim Obszarem Gospodarczym lub do organizacji międzynarodowej.

metryczka

Wytworzył: Monika Lewandowska (7 sierpnia 2017)
Opublikował: Anna Gliszczyńska (8 sierpnia 2017, 16:12:10)
Podmiot udostępniający: Urząd Miejski w Koronowie

Ostatnia zmiana: Oskar Kasiorkiewicz (31 marca 2023, 09:59:57)
Zmieniono: Aktualizacja

rejestr zmian tej informacji »

Liczba odsłon: 4145