OPIS USŁUGI

Udostępnianie dokumentacji z zasobu archiwum zakładowego w celu wglądu w akta sprawy, sporządzania notatek, wykonania kserokopii, uwierzytelnionej kserokopii lub wykonanie odpisu. Czynności te są dokonywane wyłącznie w obecności pracownika odpowiedzialnego za archiwum zakładowe. 

Wypożyczając dokumentację można wykonać jej kopię zastępczą i zachować ją w archiwum zakładowym do czasu zwrotu dokumentacji. Nie wypożycza się poza archiwum dokumentacji o znacznym stopniu uszkodzenia, dokumentacji przeznaczonej do specjalnej ochrony oraz środków ewidencyjnych archiwum zakładowego. 

KOGO DOTYCZY USŁUGA - Zainteresowanego

TERMIN I SPOSÓB ZAŁATWIENIA

Wnioski o udostępnienie akt, archiwum zakładowe Urzędu Miejskiego w Koronowie załatwia bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca. Dokumentację udostępnia się wnioskodawcom lub ich upoważnionym przedstawicielom przez:

a) umożliwienie osobistego:

·         zapoznania się z przedmiotową dokumentacją,
·         utrwalenia jej treści w postaci notatek, wyciągów, wypisów, odpisów albo odwzorowań wizualnych, dźwiękowych lub cyfrowych wraz z ich metadanymi.

b) przekazanie informacji w niej zawartych w postaci reprodukcji (np. kserokopii, poświadczonych za zgodność z oryginałem) tej dokumentacji albo pisemnej odpowiedzi na zapytanie.

Dokumentacja zostanie udostępniona z uwzględnieniem ochrony danych osobowych, tj. częściowo zanonimizowana.

WYMAGANE DOKUMENTY

Archiwum zakładowe Urzędu Miejskiego w Koronowie udostępnia dokumentację z zasobu na wniosek w  następujących sprawach:
·         pracowniczych zlikwidowanego Państwowego Ośrodka Maszynowego w Stopce (z wyłączeniem wydawania zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu (ERP-7)),
·         dotyczących dokumentacji wytworzonej przez b. Państwowy Ośrodek Maszynowy w Stopce,
·         dotyczących uwłaszczeń i przekazania ziemi następcom,
·         dotyczących akt rzemieślników i zakładów rzemieślniczych,
·         dotyczących dokumentacji odziedziczonej po Miejskiej Radzie Narodowej w Koronowie, Gminnej Radzie Narodowej w Koronowie i Radzie Narodowej Miasta i Gminy w Koronowie,
·         zlikwidowanych/przekształconych wydziałów Urzędu Miejskiego, których kompetencji nie przejęła inna komórka organizacyjna (w tym dokumentację budowlaną (m. in. projekty budowlane, potwierdzenia użytkowania, pozwolenia na budowę wydane do roku 2003 włącznie)).

Wniosek o udostępnienie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym Urzędu Miejskiego w Koronowie winien zawierać:

·         dane wnioskodawcy: imię i nazwisko, adres korespondencyjny oraz numer telefonu,

·         datę złożenia wniosku,
·         dane dotyczące poszukiwanej dokumentacji (np.: czego dotyczy, okres jej wytworzenia),
·         informację o sposobie udostępnienia,
·         cel/uzasadnienie udostępnienia,
·         podpis wnioskodawcy (własnoręczny lub elektroniczny: kwalifikowany, zaufany lub osobisty).

Załączniki do wniosku:

·         dokument stwierdzający tożsamość osoby składającej wniosek (do wglądu),
·         dowód potwierdzający, że wnioskodawca jest stroną w postępowaniu,
·        dokumenty mogące potwierdzić zasadność udostępnienia dokumentacji (np. akty zgonu ze względu na ochronę danych osobowych, zaświadczenia ze szkół wyższych o prowadzeniu badań naukowych),
·         upoważnienie udzielone osobie składającej wniosek (jeżeli wnioskujący działa przez pełnomocnika),
·         opłata skarbowa od wydanych uwierzytelnionych kopii dokumentów zgodnie z ustawą z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej.

OPŁATY - ZŁOŻENIE WNIOSKU O UDOSTĘPNIENIE AKT JEST BEZPŁATNE

·         Opłata skarbowa od poświadczeń zgodności duplikatów, odpisów, wyciągów, wypisów lub kopii w kwocie 5 zł od każdej pełnej lub zaczętej strony - nie dotyczy kopii w sprawach zatrudnienia, wynagrodzeń za pracę,
·         W przypadku pełnomocnictwa - 17 zł, chyba, że istnieje podstawa do zwolnienia dokumentu z opłaty skarbowej, np. jeśli pełnomocnictwa udzielono małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu, rodzeństwu.

WAŻNE

Ustawa o opłacie skarbowej przewiduje szereg zwolnień i wyłączeń z tej opłaty m. in. ze względu na rodzaje spraw, w których dokumenty mają zostać wykorzystane. We wniosku należy wskazać cel wydania dokumentu, jeśli dokument ma być zwolniony z opłaty skarbowej.

Numer konta, na które można uiszczać opłaty skarbowe:

BANK SPÓŁDZIELCZY W KORONOWIE
58 81 44 0005 2001 0000 0521 0001

TRYB ODWOŁAWCZY 

Odmowa umożliwienia stronie przeglądania akt sprawy, sporządzania z nich notatek i odpisów, uwierzytelnienia takich odpisów lub wydania uwierzytelnionych odpisów następuje w drodze postanowienia, na które służy zażalenie.

PODSTAWA PRAWNA

·         Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,
·         Kodeks Postępowania Administracyjnego (art. 73),
·         Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych,
·         Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej.
·         Ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane.

MIEJSCE OBSŁUGI KLIENTA - Urząd Miejski w Koronowie, Plac Zwycięstwa 1 - 86-010 Koronowo, Wydział Informatyki i Organizacji.

NUMER TELEFONU I FAXU - tel.: +48 52 38 26 405, fax: +48 52 38 26 401

ADRES STRONY INTERNETOWEJ BIP – www.bip.koronowo.pl

DNI I GODZINY OBSŁUGI KLIENTA -

- poniedziałek, środa, czwartek - godz. 7.30-15.30,
- wtorek - godz. 7.30-17.00,
- piątek - godz. 7.30-14.00.

INFORMACJE DODATKOWE 

W innych, niż wymienione w punkcie „wymagane dokumenty” sprawach, wnioski o udostępnienie akt archiwalnych należy kierować bezpośrednio do wydziałów i biur Urzędu Miejskiego w Koronowie odpowiednio do zakresu zadań poprzez złożenie wniosku w Kancelarii-Biurze Podawczym.

FORMULARZE DO POBRANIA 

Załącznik 1: Wniosek o udostępnienie dokumentacji przechowywanej w archiwum