

Karta usług nr 93 - WNIOSEK O UDOSTĘPNIENIE DOKUMENTACJI PRZECHOWYWANEJ W ARCHIWUM ZAKŁADOWYM URZĘDU MIEJSKIEGO W KORONOWIE
OPIS
USŁUGI
- Udostępnianie dokumentacji z zasobu Archiwum Zakładowego w celu wglądu w akta sprawy, sporządzania notatek, wykonania kserokopii, uwierzytelnionej kserokopii lub wykonanie odpisu.
KOGO DOTYCZY USŁUGA – Zainteresowanego
TERMIN I SPOSÓB ZAŁATWIENIA
Wnioski o udostępnienie akt Archiwum Zakładowe Urzędu Miasta Koronowo załatwia bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca. Dokumentację udostępnia się wnioskodawcom lub ich upoważnionym przedstawicielom przez:
a) umożliwienie osobistego:
WYMAGANE DOKUMENTY
KOGO DOTYCZY USŁUGA – Zainteresowanego
TERMIN I SPOSÓB ZAŁATWIENIA
Wnioski o udostępnienie akt Archiwum Zakładowe Urzędu Miasta Koronowo załatwia bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca. Dokumentację udostępnia się wnioskodawcom lub ich upoważnionym przedstawicielom przez:
a) umożliwienie osobistego:
- zapoznania się z przedmiotową dokumentacją,
- utrwalenia jej treści w postaci notatek, wyciągów, wypisów, odpisów albo odwzorowań wizualnych, dźwiękowych lub cyfrowych wraz z ich metadanymi;
WYMAGANE DOKUMENTY
Wniosek o udostępnienie dokumentacji przechowywanej w Archiwum Zakładowym Urzędu Miejskiego w Koronowie winien zawierać:
- dane wnioskodawcy: imię i nazwisko, adres zamieszkania, rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość, adres korespondencyjny oraz numer telefonu i adres poczty elektronicznej (dane nieobowiązkowe),
- datę,
- dane dotyczące poszukiwanej dokumentacji (np.: czego dotyczy, okres wytworzenia)
- informację o sposobie udostępnienia,
- cel/uzasadnienie udostępnienia,
- podpis wnioskodawcy (własnoręczny lub elektroniczny: kwalifikowany, zaufany lub osobisty).
Załączniki do wniosku:
- dokument stwierdzający tożsamość osoby składającej wniosek,
- dowód potwierdzający, że wnioskodawca jest stroną w postępowaniu,
- upoważnienie udzielone osobie składającej wniosek ( jeżeli wnioskujący działa przez pełnomocnika),
- opłata skarbowa od wydanych uwierzytelnionych kopii dokumentów zgodnie z ustawą z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (t.j. Dz.U.2020.1546).
OPŁATY
Opłata skarbowa od poświadczeń zgodności duplikatów, odpisów, wyciągów, wypisów lub kopii – 5 zł od każdej pełnej lub zaczętej strony.
Opłata za pełnomocnictwo w przypadku reprezentowania strony - 17 zł.
Opłata za pełnomocnictwo w przypadku reprezentowania strony - 17 zł.
Numer konta, na które można uiszczać opłaty skarbowe:
58 81 44 0005 2001 0000 0521 0001
TRYB
ODWOŁAWCZY
Odmowa umożliwienia stronie przeglądania akt sprawy, sporządzania z nich notatek i odpisów, uwierzytelnienia takich odpisów lub wydania uwierzytelnionych odpisów następuje w drodze postanowienia, na które służy zażalenie.
PODSTAWA PRAWNA
NUMER TELEFONU I FAXU - tel.: +48 52 38 26 403, fax: +48 52 38 26 401
ADRES STRONY INTERNETOWEJ BIP – www.bip.koronowo.pl
DNI I GODZINY OBSŁUGI KLIENTA – Poniedziałek, Środa, Czwartek 7.30-15.30, Wtorek 7.30-17.00, Piątek 7.30-14.00
INFORMACJE DODATKOWE
Odmowa umożliwienia stronie przeglądania akt sprawy, sporządzania z nich notatek i odpisów, uwierzytelnienia takich odpisów lub wydania uwierzytelnionych odpisów następuje w drodze postanowienia, na które służy zażalenie.
PODSTAWA PRAWNA
- Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 164 ).
- Kodeks Postępowania Administracyjnego (art. 73). (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 735).
- Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej ,jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz.67).
- Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej ( t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 246).
NUMER TELEFONU I FAXU - tel.: +48 52 38 26 403, fax: +48 52 38 26 401
ADRES STRONY INTERNETOWEJ BIP – www.bip.koronowo.pl
DNI I GODZINY OBSŁUGI KLIENTA – Poniedziałek, Środa, Czwartek 7.30-15.30, Wtorek 7.30-17.00, Piątek 7.30-14.00
INFORMACJE DODATKOWE
W innych, niż wymienione w punkcie wymagane dokumenty sprawach, wnioski o udostępnienie akt archiwalnych należy kierować bezpośrednio do wydziałów i biur Urzędu Miejskiego w Koronowie odpowiednio do zakresu zadań.
OBOWIĄZEK INFORMACYJNY
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. informuję, iż:
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Burmistrz Koronowa, Plac Zwycięstwa 1, 86-010 Koronowo
2. Wyznaczono inspektora ochrony danych, z którym można się kontaktować poprzez e-mail: ochronadanych@um.koronowo.pl
3. Pani/Pana dane będą przetwarzane w celu wypełnienia obowiązku prawnego wynikającego z ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz na jej podstawie wydanego rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18.01.2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (§ 31 ust.1 Instrukcji archiwalnej stanowiącej zał. nr 6 do rozporządzenia), którym jest gromadzenie, przechowywanie, ewidencjonowanie i odpowiednie zabezpieczenie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej oraz realizacja zadania udostępniania dokumentacji stanowiącej zasób archiwalny Archiwum Zakładowego Urzędu Miejskiego w Koronowie.
4. Dane po zrealizowaniu celu, dla którego zostały zebrane, będą przetwarzane do celów archiwalnych i przechowywane przez okres niezbędny do zrealizowania przepisów dotyczących archiwizowania danych obowiązujących u Administratora.
5. Osoby, których dane dotyczą, mają prawo do:
a) dostępu do swoich danych osobowych
b) żądania sprostowania danych, które są nieprawidłowe
c) żądania usunięcia danych, gdy:
7. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do złożenia wniosku o udostępnienie dokumentacji i weryfikacji uprawnienia do dostępu do dokumentacji objętej wnioskiem.
8. Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób opierający się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu.
9. Odbiorcami danych są podmioty zajmujące się obsługą informatyczną Administratora.
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. informuję, iż:
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Burmistrz Koronowa, Plac Zwycięstwa 1, 86-010 Koronowo
2. Wyznaczono inspektora ochrony danych, z którym można się kontaktować poprzez e-mail: ochronadanych@um.koronowo.pl
3. Pani/Pana dane będą przetwarzane w celu wypełnienia obowiązku prawnego wynikającego z ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz na jej podstawie wydanego rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18.01.2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (§ 31 ust.1 Instrukcji archiwalnej stanowiącej zał. nr 6 do rozporządzenia), którym jest gromadzenie, przechowywanie, ewidencjonowanie i odpowiednie zabezpieczenie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej oraz realizacja zadania udostępniania dokumentacji stanowiącej zasób archiwalny Archiwum Zakładowego Urzędu Miejskiego w Koronowie.
4. Dane po zrealizowaniu celu, dla którego zostały zebrane, będą przetwarzane do celów archiwalnych i przechowywane przez okres niezbędny do zrealizowania przepisów dotyczących archiwizowania danych obowiązujących u Administratora.
5. Osoby, których dane dotyczą, mają prawo do:
a) dostępu do swoich danych osobowych
b) żądania sprostowania danych, które są nieprawidłowe
c) żądania usunięcia danych, gdy:
- dane nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane
- dane przetwarzane są niezgodnie z prawem
- osoby te kwestionują prawidłowość danych
- przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoby te sprzeciwiają się usunięciu danych
- Administrator nie potrzebuje już danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne osobom, których dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń
7. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do złożenia wniosku o udostępnienie dokumentacji i weryfikacji uprawnienia do dostępu do dokumentacji objętej wnioskiem.
8. Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób opierający się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu.
9. Odbiorcami danych są podmioty zajmujące się obsługą informatyczną Administratora.
FORMULARZE DO POBRANIA
metryczka
Wytworzył: Monika Lewandowska (7 sierpnia 2017)
Opublikował: Anna Gliszczyńska (8 sierpnia 2017, 16:12:10)
Podmiot udostępniający: Urząd Miejski w Koronowie
Ostatnia zmiana: Daria Wankiewicz (5 maja 2022, 14:57:41)
Zmieniono: Aktualizacja
rejestr zmian tej informacji »
Liczba odsłon: 2885