Karta usług nr 93 - WNIOSEK O UDOSTĘPNIENIE DOKUMENTACJI PRZECHOWYWANEJ W ARCHIWUM ZAKŁADOWYM URZĘDU MIEJSKIEGO W KORONOWIE

OPIS USŁUGI - Udostępnianie dokumentacji z zasobu Archiwum Zakładowego w celu wglądu w akta sprawy, sporządzania notatek, wykonania kserokopii, uwierzytelnionej kserokopii lub wykonanie odpisu.
 
KOGO DOTYCZY USŁUGA – Zainteresowanego
 
TERMIN I SPOSÓB ZAŁATWIENIA
Wnioski o udostępnienie akt Archiwum Zakładowe Urzędu Miasta Koronowo załatwia bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca. Dokumentację udostępnia się wnioskodawcom lub ich upoważnionym przedstawicielom przez:
a) umożliwienie osobistego:
  • zapoznania się z przedmiotową dokumentacją,
  • utrwalenia jej treści w postaci notatek, wyciągów, wypisów, odpisów albo odwzorowań wizualnych, dźwiękowych lub cyfrowych wraz z ich metadanymi;
b) przekazanie informacji w niej zawartych w postaci reprodukcji (np. kserokopii, poświadczonych za zgodność z oryginałem) tej dokumentacji albo pisemnej odpowiedzi na zapytanie.
 
WYMAGANE DOKUMENTY
Wniosek o udostępnienie dokumentacji przechowywanej w Archiwum Zakładowym Urzędu Miejskiego w Koronowie winien zawierać:
  •  dane wnioskodawcy: imię i nazwisko, adres zamieszkania, rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość, adres korespondencyjny oraz numer telefonu i adres poczty elektronicznej (dane nieobowiązkowe),
  • datę,
  • dane dotyczące poszukiwanej dokumentacji (np.: czego dotyczy, okres wytworzenia)
  • informację o sposobie udostępnienia,
  • cel/uzasadnienie udostępnienia,
  • podpis wnioskodawcy (własnoręczny lub elektroniczny: kwalifikowany, zaufany lub osobisty).
Załączniki do wniosku:
  • dokument stwierdzający tożsamość osoby składającej wniosek,
  • dowód potwierdzający, że wnioskodawca jest stroną w postępowaniu,
  • upoważnienie udzielone osobie składającej wniosek ( jeżeli wnioskujący działa przez pełnomocnika),
  • opłata skarbowa od wydanych uwierzytelnionych kopii dokumentów zgodnie z ustawą z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (t.j. Dz.U.2020.1546).

OPŁATY
Opłata skarbowa od poświadczeń zgodności duplikatów, odpisów, wyciągów, wypisów lub kopii – 5 zł od każdej pełnej lub zaczętej strony.
Opłata za pełnomocnictwo w przypadku reprezentowania strony - 17 zł.

Numer konta, na które można uiszczać opłaty skarbowe:
58 81 44 0005 2001 0000 0521 0001

TRYB ODWOŁAWCZY
Odmowa umożliwienia stronie przeglądania akt sprawy, sporządzania z nich notatek i odpisów, uwierzytelnienia takich odpisów lub wydania uwierzytelnionych odpisów następuje w drodze postanowienia, na które służy zażalenie.
 
PODSTAWA PRAWNA
  • Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 164 ).
  • Kodeks Postępowania Administracyjnego (art. 73). (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 735).
  • Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej ,jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz.67).
  • Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej ( t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 246).
MIEJSCE OBSŁUGI KLIENTA - Urząd Miejski w Koronowie, Plac Zwycięstwa 1, 86-010 Koronowo, Wydział Organizacyjny,
 
NUMER TELEFONU I FAXU - tel.: +48 52 38 26 403, fax: +48 52 38 26 401
 
ADRES STRONY INTERNETOWEJ BIP – www.bip.koronowo.pl
 
DNI I GODZINY OBSŁUGI KLIENTA – Poniedziałek, Środa, Czwartek 7.30-15.30, Wtorek 7.30-17.00, Piątek 7.30-14.00
 
INFORMACJE DODATKOWE
W innych, niż wymienione w punkcie wymagane dokumenty sprawach, wnioski o udostępnienie akt archiwalnych należy kierować bezpośrednio do wydziałów i biur Urzędu Miejskiego w Koronowie odpowiednio do zakresu zadań.

OBOWIĄZEK INFORMACYJNY
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. informuję, iż:
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Burmistrz Koronowa, Plac Zwycięstwa 1, 86-010 Koronowo
2. Wyznaczono inspektora ochrony danych, z którym można się kontaktować poprzez e-mail: ochronadanych@um.koronowo.pl
3. Pani/Pana dane będą przetwarzane w celu wypełnienia obowiązku prawnego wynikającego z ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz na jej podstawie wydanego rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18.01.2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (§ 31 ust.1 Instrukcji archiwalnej stanowiącej zał. nr 6 do rozporządzenia), którym jest gromadzenie, przechowywanie, ewidencjonowanie i odpowiednie zabezpieczenie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej oraz realizacja zadania udostępniania dokumentacji stanowiącej zasób archiwalny Archiwum Zakładowego Urzędu Miejskiego w Koronowie.
4. Dane po zrealizowaniu celu, dla którego zostały zebrane, będą przetwarzane do celów archiwalnych i przechowywane przez okres niezbędny do zrealizowania przepisów dotyczących archiwizowania danych obowiązujących u Administratora.
5. Osoby, których dane dotyczą, mają prawo do:
a) dostępu do swoich danych osobowych
b) żądania sprostowania danych, które są nieprawidłowe
c) żądania usunięcia danych, gdy:
  • dane nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane
  • dane przetwarzane są niezgodnie z prawem
d) żądania ograniczenia przetwarzania, gdy:
  • osoby te kwestionują prawidłowość danych
  • przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoby te sprzeciwiają się usunięciu danych
  • Administrator nie potrzebuje już danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne osobom, których dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń
6. Ma Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
7. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do złożenia wniosku o udostępnienie dokumentacji i weryfikacji uprawnienia do dostępu do dokumentacji objętej wnioskiem.
8. Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób opierający się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu.
9. Odbiorcami danych są podmioty zajmujące się obsługą informatyczną Administratora.
 
FORMULARZE DO POBRANIA

metryczka


Wytworzył: Monika Lewandowska (7 sierpnia 2017)
Opublikował: Anna Gliszczyńska (8 sierpnia 2017, 16:12:10)
Podmiot udostępniający: Urząd Miejski w Koronowie

Ostatnia zmiana: Daria Wankiewicz (5 maja 2022, 14:57:41)
Zmieniono: Aktualizacja

rejestr zmian tej informacji »


Liczba odsłon: 2346