BIP - Gmina Koronowo

Wydział Organizacyjny

Pracą wydziału kieruje Sekretarz Gminy

Kierownik Wydziału, Kadry	Aleksandra Szews	(52) 3826 402
Zastępca Kierownika Koordynator Biura Informatyki i Rozwoju Systemów IT	Michał Szałkowski	(52) 3826 444
Kancelaria – Biuro Podawcze	Anna Szlagowska Anna Gliszczyńska	(52) 3826 405
Sekretariat	Aneta Babińska	(52) 3826 410
Organizacja Archiwum Zakładowe	Monika Lewandowska	(52) 3826 402
Biuro Rady Miejskiej	Magdalena Wanda-Joras	(52) 3826 445
Biuro Informatyki i Rozwoju Systemów IT	Krzysztof Wiaterski Mariusz Frelke	(52) 3826 444 (52) 3826 449

Do zadań Wydziału Organizacyjnego należy:

1. Realizacja zadań z zakresu Kancelarii – Biura  Podawczego:

• prowadzenie aktualnego rejestru kart usług w formie papierowej oraz w Biuletynie Informacji Publicznej,
• udzielanie podstawowych informacji o sposobie załatwiania spraw w urzędzie,
• prowadzenie elektronicznego rejestru korespondencji i obsługa biura podawczego,
• prowadzenie ogólnego rejestru i zbioru umów w urzędzie,
• udzielanie informacji o wysokości opłaty skarbowej oraz wysokości opłat i podatków lokalnych,
• udostępnienie do wglądu elektronicznej wersji Dzienników Ustaw i Monitorów Polskich oraz Dzienników Urzędowych, 
• udzielanie informacji o funkcjonujących jednostkach organizacyjnych, i pomocniczych gminy,
• przyjmowanie skarg i wniosków, wnoszonych również  ustnie przez klientów urzędu.
  

       2. Realizacja zadań z zakresu prowadzenia spraw kadrowych:

• przygotowywanie i prowadzenie dokumentacji związanej z naborem na wolne stanowiska, zatrudnieniem, zwalnianiem, udzielaniem urlopów, zwolnień od pracy, awansami, nagradzaniem i karaniem, wydawanie świadectw pracy,
• prowadzenie spraw związanych z dyscypliną pracy,
• prowadzenie akt osobowych pracowników urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych oraz dokumentacji związanej z oceną okresową,
• prowadzenie spraw dotyczących oświadczeń o prowadzeniu działalności gospodarczej i o stanie majątkowym,
• przygotowywanie i aktualizacja regulaminu pracy i wynagrodzeń,
• wykonywanie czynności związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi,
  

       3. Realizacja zadań z zakresu obsługi sekretariatu:

• zapewnienie obsługi organizacyjnej i administracyjnej burmistrza,
• prowadzenie rejestrów zarządzeń burmistrza, pełnomocnictw i upoważnień, skarg i wniosków oraz kontroli, kontroli zewnętrznej w urzędzie, delegacji służbowych i ich wydawanie, zawiadomień, postanowień i obwieszczeń sądowych, 
• przygotowanie sprawozdań z działalności burmistrza w okresie międzysesyjnym,
• kontaktowanie klientów z kierownictwem urzędu i kierowanie ich do właściwych komórek,
• przygotowanie i obsługa spotkań, narad organizowanych przez kierownictwo urzędu,
• zarządzanie samochodami służbowymi.
  

       4. Realizacja zadań z zakresu spraw organizacyjnych urzędu:

• zabezpieczenie materiałowo – techniczne stanowisk pracy w urzędzie,
• przygotowywanie sprawozdań z wykonania uchwał Rady Miejskiej,
• przygotowywanie i realizacja spotkań i uroczystości organizowanych przez urząd,
• analiza kosztów funkcjonowania urzędu oraz dbałość o terminowe uiszczanie opłat z tym związanych,
• zapewnienie właściwego stanu bezpieczeństwa budynków urzędu pod względem p. poż. i bhp oraz nadzór nad bieżącymi i generalnymi remontami,
• realizacja  zadań z zakresu organizacji i przeprowadzania wyborów i referendów,
• organizacja spotkań oraz innych przedsięwzięć kulturalnych organizowanych dla pracowników i emerytów urzędu finansowanych z funduszu socjalnego.
  

       5. Realizacja zadań z zakresu Biura Rady Miejskiej:

• prowadzenie spraw związanych z obsługą rady, a w szczególności:obsługa kancelaryjno - techniczna oraz merytoryczna rady i komisji rady,
• przekazanie właściwym jednostkom do realizacji i wiadomości podjętych przez radę uchwał, postanowień proceduralnych, deklaracji, oświadczeń, apeli i opinii,
• organizowanie i obsługa narad i spotkań zwoływanych przez przewodniczącego rady i jego zastępców i przewodniczących komisji rady,
• prowadzenie spraw dotyczących oprowadzenia działalności gospodarczej o stanie majątkowym,
• prowadzenie rejestrów:uchwały rady,wniosków i interpelacji rady,jednostek pomocniczych gminy,gminnych jednostek organizacyjnych,klubów radnych,
• prowadzenie ubezpieczenia budynków i mienia urzędu oraz strażaków OSP.

       6. Realizacja zadań z zakresu Biura Informatyki i Rozwoju Systemów IT:

• wdrażanie nowych systemów i programów informatycznych,
• planowanie i realizacja inwestycji informatycznych i teleinformatycznych urzędu,
• zarządzanie infrastrukturą teleinformatyczną urzędu:administrowanie sieciami komputerowymi, serwerami, sieciowymi systemami operacyjnymi, sprzętem sieciowym oraz bazami danych urzędu,zapewnienie ochrony i bezpieczeństwa danych w systemach teleinformatycznych, w tym: zabezpieczenie oraz archiwizowanie baz danych.
  

       7. Realizacja zadań z zakresu archiwum zakładowego:

• przyjmowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji nie archiwalnej z komórek organizacyjnych urzędu,
• przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego,
• prowadzenie dokumentacji archiwum zakładowego.